10 ошибок при объявлении тендера на услуги аутсорсингового call центра
10 ошибок при объявлении тендера на услуги аутсорсингового call центра

10 ошибок при объявлении тендера на услуги аутсорсингового call центра

Клиент-сервис
Маркетинг и реклама
Связь и телеком
1 марта 2016
4998 просмотров

Все уходят в тендеры – слышно тут и там, в СМИ и тихих разговорах за бизнес ланчем. Поставщикам услуг становится все проще найти клиентов без знакомств и откатов, а заказчикам сделать правильный выбор из множества предложений. Все бы хорошо, но в любом тендере так или иначе фигурирует проблема – заказчики не способны правильно сформулировать свои запросы, а исполнители просто и доступно донести информацию до потенциальных клиентов. В итоге может сложиться ситуация, в которой будет завышен или занижен бюджет на услуги удаленного колл центра или, что в свою очередь неминуемо и порой фатально отражается на издержках участников сделки.

Если вы хотите объявить тендер на услуги контактного центра старайтесь избегать следующих ошибок.

Рассуждать планами

Начинайте ваше техническое задание не с того, что будет, а с того что уже есть. Опишите ваши объемы звонков, дайте цифры по средней продолжительности разговора. Укажите существующие показатели KPI и только потом описывайте то, что вы хотите получить и что планируете в будущем, когда контракт с колл центром будет подписан. Подрядчики также как и вы заботятся о своем бизнесе и хотят не просто планировать, а понимать уже существующее положение дел, чтобы не оказаться в ситуации, когда ресурсов выделено много, а звонков по факту мало. Кстати, будьте готовы, что объемы минут или человекочасов будут обговариваться в договоре, ровно как и неустойки за их отсутствие.

Измерять услуги количеством операторов

Прием входящих звонков и совершение исходящих – это сложный высокотехнологический процесс, качество организации которого, в конечном счете, отражается на показателях в человекочасах или минутах в линии. Большая ошибка со стороны организатора тендера – изначально пытаться прикинуть, сколько потребуется операторов на проект и назначать эту цифру в ТЗ. Ставьте задачи, меряйте их в звонках, минутах, продажах, встречах – чем угодно, только не в операторах или человекочасах.

Получать любую, лишь бы статистику

Многим клиентам колл центров кажется, что любая статистика звонков – это уже новый современный подход к бизнесу. Это заблуждение! Еще до того как вы нашли колл центр, задайтесь вопросом – какие показатели вам нужны, ведь анализ будет в конечном счете лежать на вас. Нет анализа – нет понимания эффективности сотрудничества с аутсорсинговым колл центром. Подробнее о KPI для работы колл центра мы уже писали.

Если для вас изначально важна конверсия телемаркетинга или процент недозвонов, так и пишите в ТЗ, что статистика должно содержать такие-то показатели, чтобы в итоге вы получали готовые аналитические заключения каждый месяц.

Завысить уровень сервиса

Уровень сервиса (SLA) для колл центра

Что может быть проще при составлении тендера – взять и завысить уровень сервиса (SLA) до космических 95-98%, оправдывая себя мыслью, ну если уж работать с аутсорсером, то делать это на высшем уровне. Проблема этого заблуждения в том, что оно сулит высокий ценник взамен на неоправданно высокий сервис. Вдумайтесь, стандартный сервис 80\20 подразумевает вполне комфортный показатель, который гласит, что 80% звонков получат ответы в течение 20 первых секунд ожидания на линии. Задирая планку, вы подключаете больше операторов к линии, которые должны быть обучены вашему проекту, тем самым, увеличивая ценник на услуги.

Заказать бесполезную ночь

Прежде чем сказать пафосное – у нас линия 24\7, хорошо подумайте – а оно вам надо? Ночь всегда увеличивает ценник, даже если контакт центр убеждает вас в обратном. Если ночь все же требуется, следует прикинуть, необходимы ли обе линии поддержки на входящих звонках или достаточно только одной – фиксирующей обращения, по которым более дорогостоящие специалисты могут перезвонить утром, чтобы дать предметную консультацию.

Забыть включить в заказ составление скрипта

Если для вас call центр – это «впервые», имейте ввиду, что обслуживание клиентов строится по сценарию разговора (скрипту). Безусловно, любой аутсорсер составит его в любом случае. Однако, если скрипт дополнительно не оплачивается, то бывает он, как правило, поверхностным. Не пожалейте денег, оплатите хороший сценарий для работы операторов и также закажите себе дополнительный для внутренних нужд. В этом случае у вас будет организованный профессиональный подход.

Закупать услуги call центра вместе с телефонией

Люди любят заказывать услуги «под ключ», но в тоже время предпочитают и экономить. Первый и самый простой способ – не закупать телефонию у колл центров. То есть, объявляйте тендер исключительно на услуги обработки звонков, а телефонию организовывайте сами, благо сегодня все каналы связи стали цифровыми и выбрать SIP провайдера, чтобы купить номер телефона не составляет особого труда.

Не рассмотреть в договоре праздничные дни

Большой ошибкой станет заключение контракта без рассмотрения графика работы в государственные праздники. На практике  получается так, что 12 июня любой колл центр работает без каких-либо проблем, а вот с 1-2 января уже бывает сложнее. Заранее продумывайте этот момент при объявлении тендера.

Требовать от колл центра пачку лицензий

Кто вам сказал, что колл центр должен обладать набором лицензий для ведения своей деятельности? Конечно, если вы банк, и вам требуется работать с персональными данными, то лицензия на обработку персональных данных нужна. Но если вы автосервис или завод, которому необходимо вести консультации по продукту, то никакая лицензия колл центру - подрядчику не обязательна.

Тем более, что список лицензий, которыми может обладать колл центр, это лицензия на услуги связи, лицензия на передачу данных, телематическая лицензия,  лицензия на IP-телефонию, лицензия на кабельное вещание, лицензия на услуги сотовой виртуальной связи (MVNO), лицензия на местную и междугородную телефонную связь. Из списка видно, что практически ничего из перечисленного не требуется для распространенных услуг аутсорсинга.

Порядок расчетов

Лучше незамедлительно избавляться от привычки больших компаний платить за услуги с задержкой на 3-4 недели. Это не только порочная практика с точки зрения бизнес этики, но и невозможный формат сотрудничества с некоторыми колл центрами, которым оборотные средства жизненно важны для оплаты труда и производственных издержек. Еще на стадии объявления тендера пойдите людям на встречу, укажите период оплаты в размере 1 рабочей неделя после окончания расчетного период, и call центры потянутся к вам.

Где организовать тендер на услуги колл центра в аутсорсинг

Теперь, когда вы знаете чуть больше об объявлении тендера можно начинать выставляться. Помимо специализированных тендерных площадок дальновидным решение будет объявление тендера на услуги колл центра на сайте Indexcall.com в специализированном разделе. Indexcall читает большинство участников рынка, поэтому ваш тендер моментально заметят. К тому же это бесплатно.

Если в ходе долгих раздумий вы приняли решение отказаться от услуг аутсорсинга и организовать контактный центр своими силами, читайте в нашей предыдущей статье о том, как организовать обучение операторов. Возможно, что-то вы сделаете сами, а в каких-то вопросах прибегните к услугам консалтинга. Так или иначе, мы рассмотрели для вас все возможные варианты, чтобы обучение операторов прошло плодотворно и незатратно для бюджета компании.

0 комментариев

Оставьте комментарий

Услуги и продукты для бизнеса

Что нужно вашему бизнесу? Спецпредложения
SPECIAL
Прием входящих звонков (без продаж)
166 Контакт-центров в аутсорсинг
128 отзывов
от
3
.5 ₽
за минуту
От 3.5 ₽

за минуту
SPECIAL
Исходящие звонки (без продаж)
166 Контакт-центров в аутсорсинг
212 отзыва
от
4
.00 ₽
за минуту
От 4 ₽

за минуту
SPECIAL
Запись голосового приветствия и меню для IVR
46 Digital-агентств
39 отзывов
от
100
.00 ₽
за IVR
От 100 ₽

за IVR
Подключение и настройка SIP номера\транка (телефония)
Подключение и настройка SIP номера\транка (телефония)
255 поставщиков
106 отзывов
Настройка IP-телефонии и виртуальной АТС
Настройка IP-телефонии и виртуальной АТС
208
2
Интеграция и настройка CRM системы
Интеграция и настройка CRM системы
206
17
Системная интеграция и автоматизация бизнеса
Системная интеграция и автоматизация бизнеса
206
1
Интеграция и настройка бухгалтерских программ и приложений
Интеграция и настройка бухгалтерских программ и приложений
205
0
Настройка оборудования и ПО для контактного центра
Настройка оборудования и ПО для контактного центра
202
0
Прием входящих звонков (продажи)
Прием входящих звонков (продажи)
165
95
Обработка обращений в мессенджерах (без продаж)
Обработка обращений в мессенджерах (без продаж)
163
12
Актуализация базы данных
Актуализация базы данных
163
52
Организация и поддержка горячей линии
Организация и поддержка горячей линии
162
128
Разработка скрипта разговора по телефону или в чате (продажи)
Разработка скрипта разговора по телефону или в чате (продажи)
162
62
Виртуальная АТС в облаке
Виртуальная АТС в облаке
62
0
IP-телефония
IP-телефония
62
120
Продажа и аренда телефонных номеров
Продажа и аренда телефонных номеров
61
95
Виджет обратного звонка (call back ловец лидов)
Виджет обратного звонка (call back ловец лидов)
27
139
Облачное решение для организации контакт центра (виртуальная АТС + сервисы)
Облачное решение для организации контакт центра (виртуальная АТС + сервисы)
23
39
Онлайн-чат виджет
Онлайн-чат виджет
21
6
Серверное решение для организации контакт центра и офисной телефонии
Серверное решение для организации контакт центра и офисной телефонии
13
0
Система управления клиентами и продажами (CRM)
Система управления клиентами и продажами (CRM)
11
5
Call трекинг
Call трекинг
11
3
Контакт-центр в аутсорсинг
Контакт-центр в аутсорсинг
9
1808
VPN-сервис
VPN-сервис
8
0
Разработка чат-бота
Разработка чат-бота
7
1
Сервис для речевой аналитики
Сервис для речевой аналитики
7
0
Аутсорсинг отдела продаж
Аутсорсинг отдела продаж
5
21
SIP-клиент для смартфона или компьютера (софтфон, VOIP звонилка)
SIP-клиент для смартфона или компьютера (софтфон, VOIP звонилка)
5
0
Готовые лиды на продажу
Готовые лиды на продажу
4
83
Система сквозной аналитики маркетинга и продаж
Система сквозной аналитики маркетинга и продаж
4
0
Разработка голосового бота
Разработка голосового бота
4
2
Диспетчерская программа и CRM для организации такси бизнеса
Диспетчерская программа и CRM для организации такси бизнеса
2
0
Таскер для учета дел и составления списка задач
Таскер для учета дел и составления списка задач
1
0
Мессенджер
Мессенджер
1
0
Продвижение аккаунтов и сообществ в соц. сетях (SMM)
Продвижение аккаунтов и сообществ в соц. сетях (SMM)
1
0
Сбор базы данных
Сбор базы данных
1
8
Услуги доставки для интернет-магазинов на аутсорсинге
Услуги доставки для интернет-магазинов на аутсорсинге
1
0
Тайный покупатель
Тайный покупатель
1
0
Дизайн баннеров
Дизайн баннеров
0
0
Бухгалтерия на аутсорсинге
Бухгалтерия на аутсорсинге
0
1
Проводной интернет
Проводной интернет
0
0
Стимулирование онлдайн продаж
Стимулирование онлдайн продаж
0
0