На стол руководителю колл центра - как измерять KPI эффективности колл центра и зачем?
Когда начинаются разговоры про ключевые показатели эффективности работы (KPI) кто-то уходит в мощный акустический храп, другие же наоборот воодушевляются возможностью занять свой мозг очередными интересными задачками для понимания и построения общей системы менеджмента. В этой статье мы хотели бы сделать так, чтобы первые заинтересовались, а вторые утвердились в мысли о полезности анализа KPI колл центра. Главное понимать – KPI колл центра без регулярного отслеживания в динамике, как горячая линия без оператора.
Что такое KPI эффективности колл центра?
Да что может быть проще, чем сказать – плохо сделано или хорошо? А если требуется поставить заключение – плохо, средне, выше среднего, хорошо? А если для каждого слова подобрать специальную цифру? А если цифра – это, к примеру, доля решенных вопросов абонентов от общего количества их обращений в колл центр? Считайте, что вы познали свое первое кунг фу в области теории эффективности колл центра – то есть осознали, что многие действия, которые происходят в колл центре можно как-то описать с точки зрения эффективности.
По большому счету, задача руководителя - создать карту KPI и анализировать ее в динамике. Для этого нам понадобится, собственно, сами KPI показатели.
KPI качества работы IVR и маршрутизации звонков (актуально для in-house)
Escalation Rate
Индикатор, показывающий, сколько звонков переводится операторами на другие группы специалистов, более компетентных в вопросе абонента. Выражается в процентном отношении и считается как отношение переведенных звонков ко всем.
Escalation Accuracy
Коэффициент эффективности перевода звонка, показывающий, сколько переводов были сделаны по адресу. Считается как отношение эффективных переводов к общему количеству переводов. Для расчета необходимо внести в пост обработку звонка пункт об актуальности операции перевода.
IVR routing Accuracy
Позволяет оценить, насколько эффективно сделан IVR.
Этот KPI демонстрирует, сколько абонентов получили исчерпывающие ответы на свои вопросы после выбора соответствующей ветки в IVR. Рассчитывается как число абонентов, удачно выбравших ветку IVR к общему числу звонящих на линию и сделавших выбор в IVR. Ожидание ответа и отказ выбирать ветку при этом также считается выбором.
IVR exit rate
То количество абонентов, которое после «общения» с IVR в итоге перешли к живому разговору с оператором.
Основные KPI экономики ауторсингового колл центра
ROL
Пожалуй, самый актуальный индикатор для аутсорсинговых форматов колл центра. Считается как дробь с числителем из чистой прибыли колл центра и знаменателем из абсолютной численности персонала на период расчета.
ROM
Дробь, в числителе которой стоит чистая прибыль, а в знаменателе расходы. Выражается в процентах.
ROS
Более известный как коэффициент рентабельности продаж – отношение прибыли к выручке от продаж в процентах.
KPI эффективности работы с персоналом колл центра
К текучести кадров
Этот индикатор считается просто и актуален для любого колл центра, так как именно «текучка» - вот что сопровождает кадровую политику в кц.
Чтобы рассчитать коэффициент текучести кадров в колл центре для начала выберите период. В этом периоде сложите количество тех, кто уволился по собственному желанию и тех, кто сделал это любой другой причине. Полученный результат надо разделить на среднесписочную численность и далее умножить на 100%.
Особенно представляет интерес этот показатель в возрастном контексте. Те кадровики, которые до конца не могут определиться с кем работать в колл центре – с пенсионерами или студентами, с помощью отслеживания такого KPI в динамике сделают правильный а главное научный вывод.
К прогулов сотрудников
Чтобы посчитать коэффициент прогулов сотрудников вам потребуется взять общее время прогулов за период и разделить его на все рабочее время всех сотрудников в рамках измеряемой группы (рекомендуется для операторов). Показатель выразить в процентах и отслеживать в динамике.
eNPS
Этот индекс показывает, насколько сотрудники лояльны к компании.
ENPS считается через опрос сотрудников, которым делается предложение:
- Оцените по десятибалльной шкале вероятность того, что вы лично порекомендуете друзьям и знакомым работу в нашей компании».
В полученных результатах выделяется группа тех, у кого оценки 9-10 и 1-6. Третья группа нам не интересна. Далее от процентной доли 9-10-и бальников вычитаются процентная доля тех, кто поставил бал 1-6. Если показатель растет в динамике, корпоративная культура крепчает, коллектив лоялен к колл центру, если падает – пора бить тревогу. Опрос можно проводить 1 раз в 3 месяца и реже.
К качества обучения
Индикатор, позволяющий контролировать тренера или весь отдел обучения операторов в целом. Считается, как отношение числа успешно прошедших тест с первого раза, ко всей тестируемой группе. Строго анализируется в динамике.
KPI прямых доходов колл центра (актуально для аутсорсинга)
Revenue per Minute (CPM)
Индикатор среднего дохода от 1 минуты разговора оператора в колл центре. Рассчитывается как отношение выручки к количеству потраченных минут за период.
RP contact
Индикатор показывает, сколько доходов получает колл центр от 1 контакта. Рассчитывается как отношение бюджета проекта к количеству обработанных контактов. Для расчета по экономике предприятия в целом возможно выведение среднего арифметического по всем проектам и дальнейший анализ в динамике.
KPI прямых затрат колл центра
CP lead (Cost per lead)
Прямые издержки на создание 1 лида рассчитываются как отношение расходов на оплату труда операторов + потраченный трафик к количеству сделанных лидов.
CP sale (Cost per sale)
Прямые издержки на 1 продажу в колл центре считаются как дробь, в числителе которой расходы на труд операторов + потраченный трафик, а в знаменателе число продаж.
CP contact (Cost per contact)
Прямые издержки на обработку 1 контакта. Индикатор рассчитывается как издержки на оплату труда оператора, необходимые для обработки 1 контакта, плюс трафик. Первая составляющая суммы обычно выводится из среднего времени на обработку одного контакта и соотносится со стоимостью часа работы оператора.
CP minute (Cost per minute)
Прямые издержки на 1 минуту времени работы с 1 абонентом. Расчет производится путем суммирования издержек на оплату труда оператора за 1 минуту работы плюс стоимость трафика.
CP problem (Cost per problem)
Для расчета прямых расходов на решение 1 проблемы абонента необходимо суммарное время, потраченное на все проблемы, разделить на количество проблем.
KPI удовлетворенности абонентов колл центра (актуально для in-house)
Overall end-customer satisfaction
Доля абонентов с положительными оценками работы операторов в общей структуре абонентов, участвующих в опросе. Опрос рекомендуется проводить сразу после завершения разговора. Выражается в процентах, нуждается в динамическом анализе.
Overall end-customer dissatisfaction
Индикатор, который показывает, сколько неудовлетворенных сервисом абонентов находится среди всех опрошенных. Выражается в процентах, нуждается в динамическом анализе.
KPI качества решения проблем абонента
FCR (First Contact Resolution)
Важнейшая метрика качества работы операторов контакт центра. Показывает, какая доля абонентов получила решение своего вопроса или исчерпывающую консультацию в общем количестве обращений.
К результативности обработки контактов (Resolved Contacts)
Считаем как дробь, в числите которой сумма контактов, вопросы которых были решены, в знаменателе – общее число контактов за период. Показатель легко считается в случае, если оператор во время постобработки звонка делает выбор радиокнопкой – проблема решена \ проблема не решена.
KPI исходящих холодных звонков (продажи, телемаркетинг, назначение встреч)
Конверсия
Сколько контактов из всех обработанных оказались успешными, то есть реализовали цель скрипта. Считается в процентном отношении.
К установленных соединений
Считается как доля звонков с установленным соединением с абонентами в общем количестве звонков.
К выхода на ЛПР
Считается, как отношение согласий секретаря соединить с ЛПР к количеству установленных разговоров с секретарем.
KPI работы с очередями из звонков в call центр
Уровень сервиса call центра (сервис левел)
Отношение процентного показателя к временному. Процентный показатель – число принятых звонков. Временной – количество секунд, за которые были приняты вызовы. Нормальным показателем SL (сервис левела) для call центра считается 80/20, то есть 80% звонков принимается в первые 20 секунд ожидания на линии. Глоссарий Indexcall.com
AHT
Показатель Average Handle Time означает среднее время, которое тратится на обслуживание 1 клиента в компании. Рассчет AHT может делаться как для 1 оператора, так для группы или колл центра в целом. Обычно время, используемое на обработку 1 звонка, включает ожидание в очереди, непосредственно разговор и период постобработки звонка. Источник: Глоссарий Indexcall.com
AC calls
Показатель Abandoned calls в процентах демонстрирует, сколько вызовов было потеряно в общей доле звонков. Источник: Глоссарий Indexcall.com
ACD Calls
Этот показатель в процентах демонстрирует, сколько вызовов было обслужено успешно в общей доле звонков. Источник: Глоссарий Indexcall.com
ACW time
Этот показатель показывает среднее время в секундах, которое тратится в кампании на постобработку звонка. Источник: Глоссарий Indexcall.com
ATT time
Индикатор «Average talk time» означает среднюю продолжительность диалога оператора с клиентов в линии. Источник: Глоссарий Indexcall.com
ATA time
Важнейший индикатор «Average time to abandon» демонстрирует то среднее количество времени, которое является критичным для человека при ожидании в очереди, по истечение которого он перестает ждать и кладет трубку.Источник: Глоссарий Indexcall.com
Что делать с показателями KPI контакт центра?
Помимо того, что будем делать умный вид, самое важное отслеживать их постоянно (в динамике) и выстраивать в шкалу эффективности. Если в прошлом месяце из 100 звонков было потеряно 80, а в этом 70, считайте что очередной KPI (пока без названия) у вас повысился. А теперь представьте, что сидите перед монитором, на котором стоят десятки показателей и каждый из них в графическом виде растет или падает, и вы понимаете, кого из подчиненных за это надо наказать и похвалить. И тут не важно кнут или пряник, важно, что анализ KPI даст указание к действию, то есть в следующий раз показатели работы call центра изменятся, возможно, к лучше, а значит, ваш уровень менеджера вырастит и предприятие заработает еще эффективнее.
То есть вопрос анализа KPI колл центра в динамике решается чисто технически с помощью хорошо написанной программы или приложения к уже существующей CRM call центра.
Как повысить KPI эффективности работы колл центра?
Как бы ни были прекрасны теории менеджмента, скорее всего, придется начать с административных методов. Это значит, что каждый сотрудник колл центра должен четко понимают, на какие KPI показатели его замеряют, и стараться регулярно улучшать свои результаты. В свою очередь руководитель колл центра обязан в динамике отслеживать изменения KPI и раз в квартал делать выводы о тенденциях. Показатели должны меняться в лучшую сторону, расти и свидетельствовать о том, что работа над повышением эффективности ведется постоянно. Если вы фиксируете отсутствие изменения динамики в лучшую сторону, время собирать совещание и работать над проблемами компании.
Привыкли исследовать внутренние бизнес процессы? А что вы знаете об аудитории колл центров, сколько они готовы ждать, что им нравится, а что раздражает? Читайте нашу предыдущую статью-исследование.
0 комментариев
Биржа
- Вся биржа
- Заказы
- Объявления
- Вакансии
- Вся биржа
- Заказы
- Объявления
- Вакансии
-
Все отрасли
Создайте аккаунт, бесплатно выйдете на B2B-Маркетплейс с вашим портфолио из услуг и продуктов.
Получайте лиды через Indexcall, а продажи делайте напрямую. Свой сайт вам больше не нужен.
Оставить заявку на бирже - самое простое. Также рекомендуем найти в маркетплейсе услугу, выбрать поставщика по отзывам и сделать заказ прямо тут.
Имея аккаунт на Indexcall, вы всегда можете оставить отзыв о поставщике, услуге или продукте для бизнеса.
услуги компаний и специалистов?
